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话筒和嘴之间保持3厘米左右的距离。
打电话时，身体挺直、坐姿端正，不能趴着、仰着、坐在桌角上或是高架双腿；通话时，话筒要轻拿轻放，不可把话筒夹在脖子下，或抱着电话随意走动，也不可边打电话边吸烟或喝茶或吃东西，这些失礼的举止，对方是能够“听”
出来的。
小贴士
拨打电话要耐心，至少应等铃声响过六遍或持续一分钟之后，才可挂机。
（二）接听电话
1.及时接听
电话铃声响起时，最好在两声之后三声之内接听。
铃响了四五声以上才拿起话筒，应先向对方表示歉意，如“对不起，让您久等了”
。
2.亲切应答
拿起听筒后，先主动问候，再自报家门，如“您好！
这里是江海大学管理系”
。
切忌“喂，喂”
或者“你找谁呀？”
当接到拨错电话时，应礼貌温和地说“您打错了”
，并告知本电话是何单位、何人，必要时，可告知对方正确号码或代为查找；接听两个电话时，先接先打进来的，征得对方同意后，再去接另一个电话，让其留下号码，再转听第一个电话；掉线时，受话人应稍等片刻，等发话人重新拨打。
3.热情代转
如果对方电话是找其他人，应告知对方“请稍候”
，然后用手捂住受话孔迅速找人；如果受话人不在，应立即告诉对方，然后才可问对方是何人，有何事，可否代转信息或留言；对方若要留言，一定要认真记录，及时传达。
4.认真记录
接听重要或复杂的电话内容，要在电话机旁准备好纸和笔，以便随时记录下来。
电话记录要简洁、完备、准确，可应用5hen“何时”
，Who“何人”
，Where“何地”
，What“何事”
，“Why”
为什么，“How”
如何进行，即包括来电人姓名、单位、电话号码、来电时间等内容。
记录后，可将重点内容复述一遍，详加核实，以免有误。
5.礼貌挂机
结束通话前，可询问对方“还有什么事吗？”
“还有什么要求？”
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