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(四)有利于确定收费标准
成本核算在公共图书馆组织收入方面的作用可能显得更明显一些。
既然是组织收入,首先是不能亏本。
对某一项收费服务的收费标准,需要报物价部门进行核准,取得收费许可。
在申报收费标准时,不能“拍脑袋”
,而必须通过成本核算,计算出盈亏平衡点,才能在盈亏平衡点上确定收费标准。
例如,在免费开放政策出台前,有一阵业内讨论公共图书馆的复印收费问题,不少专家都说收费高了。
所谓收费的高与低,一是与市场价格相比,二是与成本相比。
与市场价格相比的做法符合社会平均利润的理论,但有一个前提,企业是自主经营,即如果按照市场价格会引起企业亏损,企业可以自主决定不提供这个产品或服务。
而公共图书馆提供复印服务,是信息服务中的必需,不存在根据盈或亏而决定是否提供的问题,因而,根据成本决定收费有其合理性。
在算清成本之后,由审批部门决定批准是按成本价格收费还是按市场价格收费,如果市场价格低于成本,而政府又决定按市场价格收费,则应由政府在年度预算中对公共图书馆进行价格补贴。
确定收费标准的反向操作是通过成本核算确定盈亏,有些项目的盈亏并不像我们以为的那样,而必须通过成本核算才能够知晓的。
(五)有利于彰显服务效益
我们可以发现许多文献中谈到公共图书馆的效益时,往往不是只有绝对数,就是只有相对数,使人看不出个所以然来。
例如,有的说外借册次比去年提高了50%,有的则说增加了2万,其实都是忽悠人而已。
说提高50%,却没有基数,仍不知究竟是增加了多少,如果去年外借图书是1万册,提高50%是增加了5000册,但去年如果是10万册,提高50%就是增加5万册;说增加了2万册,如果去年只有2万册,就增长了一倍,幅度很大,但如果去年外借20万册,则只增长10%。
所以,服务效益的计算,离不开成本核算,因为与投入与产出一样,效益与成本是紧紧联系在一起的。
公共图书馆的所有服务其实都可以计算效益。
杭州图书馆在李超平、李国新两位教授的帮助下,通过课题研究,探索建立效益评估体系,在这个效益评估模型中,通过假设建立前提,进行成本核算,得出了杭州图书馆各项服务的成本和效益数据,彰显了杭州图书馆的服务价值。
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单独统计某馆某时有多少到馆读者、花费多少支出并不能考量该馆的效益,凡效益都是在比较的前提下才能体现高低。
因此,通过成本核算,纵向可以自身比较,横向可以进行图书馆之间的比较。
笔者在横向比较时,比较愿意采取与全国(或某一地区、某一类)的平均水平比较,以避免两馆相比较而造成的尴尬(具体后文还会涉及)。
但这种比较,一般都需要用相对数,即平均成本、单位成本,否则,可比性就可能不大。
(六)有利于进行项目决策
成本核算在公共图书馆决策中的作用属于管理会计的范畴,一般在事前进行。
公共图书馆的服务提供有一个显著特点是:一旦决定提供某种服务,就必须长期提供,已经养成利用某项服务习惯的读者绝不答应公共图书馆随便取消已经开展的这个服务项目。
因此,公共图书馆在决定提供某项服务时,都需要考虑服务长期提供的问题,一定要在事前进行成本核算,以衡量自身的资源是否能够长期支撑。
如果这项服务必须提供,而自身资源又不足以支撑时,就需要事先有所准备:资源缺口多少?是向政府申请、向社会求助,还是与他人合作?这时,成本核算的重要性更是彰显无遗。
典型的例子是公共图书馆延长开放时间。
从现在来看,国内许多公共图书馆都实行每天12小时开放,全年没有闭馆日。
但事实上,在为公共图书馆核定人员编制时,是按正常的作息时间计算的,因此,公共图书馆如果从原来每周闭馆一天、每天开放8小时,调整到取消闭馆、每天开放12小时,实际上是增加了75%的开放时间。
从一方面来说,延长开放时间,不仅方便了读者,而且可以认为相当于节省了75%的建设成本(相当于建造了一个原来馆舍规模75%的图书馆);但从另一方面来说,增加75%的开放时间,在运行成本(水、电、物业管理等)和人力成本上也会大量增加,其中运行成本增加会超过75%(晚间用电更多)、人力成本增加会低于75%(一线以外的人员不完全与此有关),而在人力资源上,需要考虑的不仅仅是资金问题,还有专业问题。
比如原来编制就紧张、人员不足,不增加编制势必需要外聘临时人员(或合同制职工),还有就是专业人员的排班是否可以排得过来、是否会影响其他服务的开展、不增编制只增经费行不行。
如果这些问题都思考清楚了,那么对是否延长开放时间、如何延长开放时间等就会形成解决方案。
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