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通过他们,管理者可以发展制定并且实施一个管理控制体系。
当他决定推行某项政策时,他便指派合适的行政部门,制定一套必要的流程并确保这套流程的执行(毕竟,重要决策都是他做出的,行政部门只负责研究细节。
他无法花费时间思考某些具体措施是否得到遵循,他关心的是政策以及最终结果,而行政部门则负责协调政策实施)。
作为管理者,他有权知道事情的进展。
因此,授权并不等于退位。
如果他能够获得运营等重要方面的日报,以及其他方面的周报或月报,他就可以花费很少的时间,在授权的同时保持自己的指挥与控制(而且也不会像传统的独裁管理方式那样让员工喘不过气来)。
更进一步,他发现了例外管理的原则。
原来他根本没有必要阅读一大批琐碎的员工工作报表,行政部门可以帮他阅读,还可以为他整理一份报告,替他指出员工的越轨事项,提醒他注意。
他甚至可以更进一步要求行政部门调查“不一致”
的地方,并予以修正。
如果实在无法修正,才将其报告给他。
到这一步,事情已经井然有序了。
他不再对员工密切注视、直接管控了,而是对他们进行授权。
他通过政策层面进行指挥,决策在实施时制定,他的员工拥有犯错的权利。
这样做几乎没有风险,因为他已经授权了许多行政部门对运营的每个重要层面加以注意。
现在,这位管理者可以只关心重大的问题了,比如说制定政策以及管理其他更重要的方面。
因为一切都在掌握之中。
一旦有任何偏离轨道的事情,行政部门会确保事情重回正轨,或者通知管理者本人,以采取措施防止事态恶化。
这是一个美好愿景还是一场闹剧?取决于你所持的基本理论假设。
大量的教科书、论文、管理顾问公司都可以帮助我们建立这样的管理策略,并用翔实的图表与多样的方式进行说明。
当然,我们还得注意这种安排可能产生的后果。
这种情况下,行政人员充当了警察的角色,代表业务部门行使权力。
我们常见的对权威的抗拒仍将出现,但是反抗对象却变成了行政部门。
因为行政部门既不让人生畏,也不受人重视,所以这些针对行政部门的反抗措施可能比针对业务部门的措施更为见效。
许多研究结果表明,中基层管理者倾向于形成一种自卫式机制对抗行政部门。
这种自卫机制尽管更为复杂并且对组织而言代价更加高昂,但是从心理学角度来看,它与员工反对实施个人激励制度的情况如出一辙。
一家成功的大型制造业公司最近发现,在更换了一个主要部门的管理层后,该部门出现了公司高管称之为“骇人听闻”
的行径,包括粗制滥造、虚构成本数据、忽略几十年来一直采取的维护措施。
然而,总部相关负责人与该部门的管理层对此都完全不知情,直到后来一位新上任的业务主管发现了这个问题。
这样的事情代价高昂:基层管理者必然会建立他们自己独立的资料收集机制(占用工作时间),以便使自己所掌握的资料至少和行政部门所掌握的相同。
而行政部门也会耗费大量时间追踪异常状况,而这些异常状况却早已被发现和纠正过来了。
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